Automatisation IA via WhatsApp et Telegram

L’automatisation par l’IA de votre entreprise, pilotée depuis WhatsApp ou Telegram. Vous donnez une consigne dans le chat, Hermes l’exécute dans vos systèmes et vous demande votre validation d’un seul geste.

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Hermes AI est un service de Kantex, rattaché à Solutions d’IA.

Deux développeurs au travail dans un bureau lumineux

Cela vous parle ?

Hermes AI est la solution d’automatisation d’entreprise de Kantex que vous pilotez depuis WhatsApp ou Telegram. Des agents IA exécutent des tâches bien délimitées dans vos systèmes existants, comme saisir dans l’ERP une commande reçue par e-mail ou préparer une facture fournisseur pour la comptabilisation. Vous donnez vos consignes et validez depuis le chat, et chaque action est consignée dans un journal.

Une grande partie du travail de bureau consiste à ressaisir : extraire une information d’un e-mail ou d’un PDF pour l’entrer ailleurs. Hermes prend en charge cette ressaisie, en tant qu’agent qui travaille dans votre messagerie, votre ERP ou votre outil de tickets, dans les limites que vous fixez. Et vous n’avez aucun nouveau système à ouvrir : vous écrivez simplement à Hermes sur WhatsApp ou Telegram, où vous recevez aussi les résultats et les demandes de validation.

Le travail arrive sans structure
Commandes, demandes et factures arrivent sous forme d’e-mails, de PDF ou de scans. Avant qu’un système puisse les exploiter, quelqu’un doit les lire et les ressaisir.
La même tâche, chaque jour
Compiler un rapport à partir de trois exports, transmettre un ticket au bon service, retrouver une question client dans le dossier. Un travail connu qui demande pourtant toujours une personne.
L’automatisation par règles fixes ne suffit pas
Les workflows classiques échouent sur une mise en page inhabituelle, des champs manquants ou du texte libre. Ce sont précisément ces exceptions qui expliquent que le travail se fasse encore à la main.

Ce que fait Hermes AI

Pour chaque application : son point de départ, ce que fait le système et ce qu’un collaborateur continue de décider.

Donner des consignes via WhatsApp ou Telegram

Point de départ: Un message, un message vocal ou une photo dans WhatsApp ou Telegram
Ce qui se passe: Envoyez à Hermes une consigne comme « prépare la commande de la Boulangerie Jansen » ou « combien reste-t-il à encaisser ? ». Hermes recherche l’information dans vos systèmes, exécute la tâche sous forme de brouillon et renvoie le résultat dans le chat.
Reste entre les mains d’une personne: Les actions qui ont un impact arrivent dans le chat sous forme de demande de validation : un geste suffit pour confirmer ou refuser.

Commandes reçues par e-mail et PDF

Point de départ: Une boîte mail contenant des commandes en texte, PDF ou pièce jointe
Ce qui se passe: Hermes lit la commande, identifie le client, les articles, les quantités et la date de livraison, puis prépare une commande brouillon dans votre ERP ou votre écran de commandes. Les articles inconnus ou les prix inhabituels sont signalés.
Reste entre les mains d’une personne: Un collaborateur confirme ou modifie la commande brouillon. Ce n’est qu’ensuite qu’elle devient définitive.

Traitement des factures fournisseurs et des documents

Point de départ: Factures, bons de livraison et contrats en PDF ou scannés
Ce qui se passe: Fournisseur, numéro de facture, montants, TVA et centre de coûts sont extraits puis rapprochés du bon de commande. Les factures conformes sont prêtes à être comptabilisées ; les écarts sont listés.
Reste entre les mains d’une personne: Seules les factures présentant un écart ou dépassant un seuil sont soumises à une personne.

Orienter et préparer les demandes clients

Point de départ: E-mails et tickets entrants
Ce qui se passe: Chaque demande est classée, attribuée au bon service ou collaborateur et complétée par les données utiles de vos systèmes, comme la dernière commande ou le contrat. Pour les questions fréquentes, un projet de réponse est prêt.
Reste entre les mains d’une personne: Le collaborateur envoie lui-même la réponse ; Hermes n’envoie rien aux clients sans validation.

Établir des rapports

Point de départ: Exports et données issus de l’ERP, du CRM ou de la comptabilité
Ce qui se passe: À une heure fixe, Hermes récupère les chiffres, les met au format convenu et ajoute une courte explication des écarts notables par rapport à la période précédente.
Reste entre les mains d’une personne: Le rapport est envoyé en brouillon à son responsable, qui le vérifie avant de le partager.

Ce que c’est et ce que ce n’est pas

Pour savoir dès le départ si vous êtes au bon endroit.

Hermes AI, c’est

Pilotage, notifications et validations via WhatsApp ou Telegram
Des agents qui travaillent dans vos systèmes existants via leurs intégrations
Une étape de validation pour chaque action ayant un impact, définie par vous
Un journal par tâche : ce qui a été lu, décidé et fait
Exploitation et supervision par Kantex après la livraison

Hermes AI, ce n’est pas

Un chatbot pour votre site web
Un chatbot isolé sans accès à vos systèmes
Un remplacement de votre ERP, CRM ou logiciel comptable
Un système qui prend seul des décisions que personne ne peut annuler

Atelier d’équipe autour d’un tableau blanc

Notre démarche

De petites étapes avec un point de décision après chacune. Vous n’êtes jamais engagé.

Choisir un processus
Nous commençons par une tâche récurrente qui prend aujourd’hui beaucoup de temps et dont le résultat se vérifie facilement. Le plus souvent la saisie des commandes ou le traitement des factures.
Fixer les limites
Ensemble, nous déterminons ce que Hermes peut finaliser seul, ce qui passe toujours par un collaborateur et quels systèmes il peut lire et modifier.
Fonctionner en parallèle sur des données réelles
Pendant une période, Hermes traite de vrais e-mails et documents, mais tout reste à l’état de brouillon. Nous mesurons à quelle fréquence le résultat est juste et où il hésite.
Mise en production avec validation
Les cas conformes passent, les exceptions arrivent dans la liste de contrôle. Le seuil de ce qui peut passer automatiquement n’évolue que lorsque les chiffres le justifient.
Étendre tâche par tâche
Une fois le premier processus en place, nous ajoutons la tâche suivante. Chaque tâche a ses propres limites et son propre journal.

Questions fréquentes sur Hermes AI

Votre question n’y figure pas ? Écrivez à hermes@kantex.nl, nous répondons sous un jour ouvré.

Comment fonctionne Hermes via WhatsApp ou Telegram ?

Hermes dispose de son propre numéro WhatsApp professionnel (via l’API WhatsApp Business) ou d’un bot Telegram. Seuls les collaborateurs que vous avez inscrits peuvent lui donner des consignes. Vous envoyez un message, Hermes exécute la tâche dans vos systèmes et renvoie le résultat ou une demande de validation dans le même chat.

Mes données d’entreprise se retrouvent-elles alors dans WhatsApp ou Telegram ?

Uniquement ce que vous envoyez dans le chat et ce que Hermes vous renvoie. Les données elles-mêmes restent dans vos propres systèmes. Pour chaque tâche, nous définissons quelles informations peuvent figurer dans un message ; les détails sensibles ne sont pas publiés dans le chat mais placés derrière un lien sécurisé.

Que fait Hermes si un document est illisible ou si des données manquent ?

La tâche n’est pas finalisée mais placée dans la liste de contrôle, avec le motif : le champ manquant ou la valeur incertaine. Un collaborateur complète ou rejette la tâche. Hermes ne devine pas et ne transmet jamais de données incomplètes à un système.

Dans quels systèmes Hermes peut-il travailler ?

Dans tout système doté d’une API, d’un webhook ou d’un import structuré : les ERP, CRM, logiciels comptables et outils de tickets courants, ainsi que les messageries via Microsoft 365 ou Google Workspace. Nous évaluons l’adéquation de votre système lors de la phase d’analyse, à partir de sa documentation.

Qui voit quelles données, et où sont-elles traitées ?

Nous définissons à l’avance quelles boîtes mail et quels systèmes Hermes peut lire et modifier, et quels champs restent masqués. Pour les modèles de langage, nous choisissons autant que possible des API professionnelles avec traitement dans l’UE et sans entraînement sur vos données. Ces engagements figurent dans l’accord de traitement des données.

Comment savoir si Hermes fait bien son travail ?

Chaque tâche dispose d’un journal indiquant ce qui a été lu, quelle valeur a été reconnue et ce qui en a été fait. Les premières semaines, tout fonctionne en brouillon, ce qui vous permet de voir pour chaque tâche à quelle fréquence le résultat est juste. C’est sur la base de ces chiffres que nous décidons de ce qui peut passer automatiquement.

Combien coûte Hermes ?

Cela dépend du nombre de processus, des systèmes à connecter et du volume. Après la phase d’analyse, vous recevez un prix fixe pour le premier processus et un forfait mensuel pour l’exploitation, la supervision et les modèles utilisés. Nous n’annonçons aucun tarif avant d’avoir vu le processus.

Une équipe échange en riant autour d’un ordinateur portable

Échange découverte gratuit

Hermes AI pour votre organisation ?

Dites-nous quel processus demande aujourd’hui le plus de travail manuel. Nous vous montrons comment le gérer avec Hermes depuis WhatsApp ou Telegram, et ce que cela demande en intégrations et en contrôles.

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