KI-Automatisierung über WhatsApp und Telegram

KI-Automatisierung für Ihr Unternehmen, gesteuert über WhatsApp oder Telegram. Sie geben im Chat einen Auftrag, Hermes führt ihn in Ihren Systemen aus und holt Ihre Freigabe mit einem Tipp ein.

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Hermes AI ist ein Service von Kantex, Teil von KI-Lösungen.

Zwei Entwickler bei der Arbeit in einem hellen Büro

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Hermes AI ist die Unternehmensautomatisierung von Kantex, die Sie über WhatsApp oder Telegram steuern. KI-Agenten erledigen klar abgegrenzte Aufgaben in Ihren bestehenden Systemen, etwa eine Bestellung aus einer E-Mail ins ERP übernehmen oder eine Eingangsrechnung zur Buchung vorbereiten. Aufträge und Freigaben erteilen Sie im Chat, und jede Aktion wird protokolliert.

Viel Büroarbeit besteht aus Abtippen: etwas aus einer E-Mail oder PDF herausholen und anderswo eingeben. Genau das übernimmt Hermes, als Agent in Ihrem Postfach, ERP oder Ticketsystem, innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen. Dafür müssen Sie kein neues System öffnen: Sie schreiben Hermes einfach in WhatsApp oder Telegram, und dort erhalten Sie auch Ergebnisse und Freigabeanfragen.

Die Arbeit kommt unstrukturiert herein
Bestellungen, Anfragen und Rechnungen treffen als E-Mail, PDF oder Scan ein. Bevor ein System damit etwas anfangen kann, muss jemand sie lesen und abtippen.
Dieselbe Tätigkeit, jeden Tag aufs Neue
Einen Bericht aus drei Exporten zusammenstellen, ein Ticket an die richtige Abteilung weiterleiten, eine Kundenfrage in der Akte nachschlagen. Bekannte Arbeit, die trotzdem jedes Mal einen Menschen braucht.
Automatisierung mit festen Regeln reicht nicht
Klassische Workflows scheitern an abweichenden Layouts, fehlenden Feldern oder Freitext. Gerade diese Ausnahmen sind der Grund, warum die Arbeit noch von Hand erledigt wird.

Was Hermes AI tut

Für jede Anwendung: womit sie beginnt, was das System tut und was ein Mitarbeiter weiterhin entscheidet.

Aufträge über WhatsApp oder Telegram erteilen

Beginnt mit: Eine Nachricht, Sprachnachricht oder ein Foto in WhatsApp oder Telegram
Was passiert: Schicken Sie Hermes einen Auftrag wie „Bestellung der Bäckerei Jansen vorbereiten“ oder „Wie viel ist bei den Debitoren offen?“. Hermes sucht die Daten in Ihren Systemen, führt die Aufgabe als Entwurf aus und schickt das Ergebnis in den Chat zurück.
Bleibt beim Menschen: Aktionen mit Auswirkungen kommen als Freigabeanfrage in den Chat: Mit einem Tipp bestätigen oder ablehnen Sie.

Bestellungen aus E-Mail und PDF

Beginnt mit: Postfach mit Bestellungen als Text, PDF oder Anhang
Was passiert: Hermes liest die Bestellung, erkennt Kunde, Artikel, Mengen und Liefertermin und legt die Bestellung als Entwurf in Ihrem ERP oder Auftragsbildschirm an. Unbekannte Artikel oder abweichende Preise werden markiert.
Bleibt beim Menschen: Ein Mitarbeiter bestätigt den Auftragsentwurf oder passt ihn an. Erst dann wird er endgültig.

Eingangsrechnungen und Dokumente verarbeiten

Beginnt mit: Rechnungen, Lieferscheine und Verträge als PDF oder Scan
Was passiert: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Mehrwertsteuer und Kostenstelle werden ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen. Stimmige Rechnungen liegen zur Buchung bereit; Abweichungen landen auf einer Liste.
Bleibt beim Menschen: Nur Rechnungen mit Abweichung oder über einem Schwellenbetrag werden einer Person vorgelegt.

Kundenanfragen weiterleiten und vorbereiten

Beginnt mit: Eingehende E-Mails und Tickets
Was passiert: Jede Anfrage wird klassifiziert, der richtigen Abteilung oder Person zugewiesen und mit den relevanten Daten aus Ihren Systemen ergänzt, etwa dem letzten Auftrag oder dem Vertrag. Für häufige Fragen liegt ein Antwortentwurf bereit.
Bleibt beim Menschen: Der Mitarbeiter verschickt die Antwort selbst; Hermes sendet nichts ohne Freigabe an Kunden.

Berichte erstellen

Beginnt mit: Exporte und Daten aus ERP, CRM oder Buchhaltung
Was passiert: Zu einem festen Zeitpunkt holt Hermes die Zahlen ab, bringt sie in das vereinbarte Format und ergänzt eine kurze Erläuterung zu auffälligen Abweichungen gegenüber der Vorperiode.
Bleibt beim Menschen: Der Bericht geht als Entwurf an den Verantwortlichen, der ihn prüft, bevor er geteilt wird.

Was es ist und was nicht

So wissen Sie vorab, ob Sie hier richtig sind.

Hermes AI ist

Steuerung, Benachrichtigungen und Freigaben über WhatsApp oder Telegram
Agenten, die über Schnittstellen in Ihren bestehenden Systemen arbeiten
Ein Freigabeschritt für jede Aktion mit Auswirkungen, den Sie festlegen
Ein Protokoll pro Aufgabe: was gelesen, was entschieden, was getan wurde
Betrieb und Monitoring durch Kantex nach der Übergabe

Hermes AI ist nicht

Ein Chatbot für Ihre Website
Ein isolierter Chatbot ohne Zugriff auf Ihre Systeme
Ein Ersatz für Ihr ERP, CRM oder Ihre Buchhaltungssoftware
Ein System, das eigenständig Entscheidungen trifft, die niemand rückgängig machen kann

Workshop mit einem Team an einem Whiteboard

So gehen wir vor

Kleine Schritte mit einem Entscheidungspunkt nach jedem Schritt. Sie gehen keine Bindung ein.

Einen Prozess auswählen
Wir beginnen mit einer wiederkehrenden Aufgabe, die derzeit viel Zeit kostet und deren Ergebnis sich gut prüfen lässt. Meist ist das die Auftragserfassung oder die Rechnungsverarbeitung.
Grenzen festlegen
Gemeinsam bestimmen wir, was Hermes selbst abschließen darf, was immer über einen Mitarbeiter läuft und welche Systeme er lesen und beschreiben darf.
Mitlaufen mit echten Eingängen
Hermes verarbeitet eine Zeit lang echte E-Mails und Dokumente, aber alles bleibt Entwurf. Wir messen, wie oft das Ergebnis stimmt und wo er unsicher ist.
Live mit Freigabe
Stimmige Fälle laufen durch, Ausnahmen landen auf der Prüfliste. Die Schwelle für das, was automatisch laufen darf, verschiebt sich erst, wenn die Zahlen das rechtfertigen.
Aufgabe für Aufgabe erweitern
Funktioniert der erste Prozess, fügen wir die nächste Aufgabe hinzu. Jede Aufgabe hat eigene Grenzen und ein eigenes Protokoll.

Häufige Fragen zu Hermes AI

Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an hermes@kantex.nl, wir antworten innerhalb eines Werktags.

Wie funktioniert Hermes über WhatsApp oder Telegram?

Hermes erhält eine eigene geschäftliche WhatsApp-Nummer (über die WhatsApp Business API) oder einen Telegram-Bot. Nur von Ihnen angemeldete Mitarbeiter können ihm Aufträge erteilen. Sie senden eine Nachricht, Hermes führt die Aufgabe in Ihren Systemen aus und schickt das Ergebnis oder eine Freigabeanfrage in denselben Chat zurück.

Liegen meine Unternehmensdaten dann in WhatsApp oder Telegram?

Nur das, was Sie in den Chat schreiben und was Hermes zurückmeldet. Die Daten selbst bleiben in Ihren eigenen Systemen. Pro Aufgabe legen wir fest, welche Informationen in einer Chatnachricht stehen dürfen; sensible Details kommen nicht in den Chat, sondern hinter einen gesicherten Link.

Was macht Hermes, wenn ein Dokument unlesbar ist oder Daten fehlen?

Dann wird die Aufgabe nicht abgeschlossen, sondern mit Begründung auf die Prüfliste gesetzt: welches Feld fehlt oder welcher Wert unsicher ist. Ein Mitarbeiter ergänzt oder lehnt die Aufgabe ab. Hermes rät nicht und gibt nie unvollständige Daten an ein System weiter.

In welchen Systemen kann Hermes arbeiten?

In jedem System mit API, Webhook oder strukturiertem Import: gängige ERP-, CRM-, Buchhaltungs- und Ticketsysteme sowie Postfächer über Microsoft 365 oder Google Workspace. Ob Ihr System geeignet ist, beurteilen wir in der Analysephase anhand der Dokumentation.

Wer sieht welche Daten, und wo werden sie verarbeitet?

Vorab legen wir fest, welche Postfächer und Systeme Hermes lesen und beschreiben darf und welche Felder ausgeblendet bleiben. Für die Sprachmodelle wählen wir nach Möglichkeit geschäftliche APIs mit Verarbeitung in der EU und ohne Training mit Ihren Daten. Diese Vereinbarungen stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Woran erkennen wir, dass Hermes richtig arbeitet?

Jede Aufgabe hat ein Protokoll darüber, was gelesen, welcher Wert erkannt und was damit getan wurde. In den ersten Wochen läuft alles als Entwurf, sodass Sie pro Aufgabe sehen, wie oft das Ergebnis stimmt. Erst auf Basis dieser Zahlen legen wir fest, was automatisch durchlaufen darf.

Was kostet Hermes?

Das hängt von der Zahl der Prozesse, den anzubindenden Systemen und dem Volumen ab. Nach der Analysephase erhalten Sie einen Festpreis für den ersten Prozess und eine Monatspauschale für Betrieb, Monitoring und die genutzten Modelle. Preise nennen wir erst, wenn wir den Prozess gesehen haben.

Team bespricht sich lachend an einem Laptop

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Erzählen Sie uns, welcher Prozess derzeit die meiste Handarbeit kostet. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ihn mit Hermes über WhatsApp oder Telegram erledigen und welche Integrationen und Kontrollen dafür nötig sind.

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